Mars 2021 : Les Débuts au Secours Catholique

Après un premier mois de formation et de cohésion chez Unis-Cité et avec toute l'équipe de Solico, j'ai été affectée à une association, le Secours Catholique à Cergy St-Christophe. Le 23 Février 2021, mon binôme Claude et moi-même avons découvert notre nouveau lieu de travail ainsi que notre mission pour les mois à venir: effectuer la transition du service de domiciliation vers une nouvelle plateforme en ligne, Domifa.

Les premiers jours au Secours Catholique ont été très calmes. La première semaine on a commencé à s'habituer à l'environnement et aux tâches quotidiennes à effectuer. Avec l'aide de Soyang, une bénévole assidue, on a appris à faire le tri du courrier quand celui-ci arrive à 10h. Il est important d'être rigoureux pendant ce tri car quand il y a beaucoup de courrier, il est facile de se tromper.

Nous étions au sein du Secours Catholique le mardi, mercredi et jeudi et le service de la domiciliation est ouvert le mercredi matin et le jeudi matin (et d'autres jours dans la semaine où nous ne sommes pas présent). Nous avons donc pu faire l'accueil du public et la distribution du courrier le mercredi et le jeudi. Les bénéficiaires viennent au comptoir, ils nous présentent leur attestation de domiciliation et leur carte d'identité puis on vérifie dans les tiroirs s'ils ont du courrier. S'ils retirent leur courrier, on les fait signer et ce n'est qu'une fois le service fermé qu'on va retirer le courrier sur l'ordinateur.

Ce système a ses défauts et le logiciel qu'ils utilisent, 4D est obsolète et ne peut être utilisé que sur 1 seul ordinateur à la fois. Avec la nouvelle plateforme, DOMIFA, le retrait et l'ajout du courrier peut se faire sur plusieurs ordinateurs en même temps et c'est très rapide.

DomiFa, c'est quoi ?

DomiFa, c'est une plateforme numérique accessible sur internet, qui facilite la domiciliation par les CCAS (Centre Communaux d'Action Sociale) et les organismes agréés (comme le Secours Catholique). Cet outil est une start-up d'Etat, elle a donc été créée par le gouvernement. Avec une plateforme accéssible en ligne, il est plus facile de suivre les dossiers des domiciliés et permet une dématérialisations de certaines démarches.

Je vous renvoie vers ce site qui explique très bien son fonctionnement.

Première Semaine: 02 au 04 Mars

C'est durant la première semaine de Mars que nous avons rencontré Nicolas, notre tuteur et animateur de la domiciliation. Lui aussi venait d'arriver au Secours Catholique. On lui a tout de suite expliqué notre situation.

En effet, nous devions transférer toutes les données des domiciliés (prénom, nom, date de naissance, etc) du premier logiciel à l'autre, mais nous ne savions pas comment extraire les données du premier logiciel. Ça a finalement été par hasard que j'ai trouvé le moyen d'extraire certaines données du premier logiciel. Nous avons ensuite présenter la plateforme de Domifa à Nicolas.

Durant cette semaine, Emmanuelle, employée du Secours Catholique, nous a expliquée qu'elle avait pour projet de nous faire animer un cyber-café une demi-journée par semaine.

Semaine du 09 au 11 Mars

Cette semaine, nous avons continué à effectuer les tâches quotidiennes le matin et nous travaillions sur le transfert de données l'après-midi. Aussi, c'est durant cette semaine que j'ai vu comment se passaient les entretiens de renouvellement.

En effet, une attestation de domiciliation dure 1 an et il faut donc la renouveler tout les ans. Pour cela, l'organisme qui ouvre la domiciliation à la personne doit lui faire passer un entretien dès qu'il faut renouveler l'attestation. L'entretien porte sur la situation de la personne, son travail, ses aides, si elle a des enfants ou non, et cela nous permet de pouvoir mieux l'accompagner.

Semaine du 16 au 18 Mars

Nous avons commencé à animer un Cyber-Café les mercredis après-midis. De 14h à 16h, nous accueillons les personnes sur rendez-vous pour les aider sur les outils numériques. Nous leur offrons un accompagnement personnalisé et ponctuel. Les personnes viennent généralement dans un but en particulier, comme faire un changement d'adresse sur un titre de séjour ou écrire un CV et on les aide du mieux qu'on peut durant ce temps de Cyber-Café.

Semaine du 23 au 25 Mars

Nous nous sommes rendu compte que beaucoup, beaucoup, beaucoup, de renouvellements de domiciliations étaient en retard. Certains dossiers étaient arrivés à échéance depuis 2019 et n'avaient pas été renouvelé ou supprimé. En effet, avant l'arrivée de Nicolas, il n'y avait pas d'animateur du service de la domiciliation. Il n'y avait donc personne pour faire des attestations aux domiciliés ou pour supprimer des domiciliations.

Quand un domicilié ne se manifeste pas pendant plus de 3 mois, l'organisme est en droit de supprimer son dossier. On dit alors qu'il est radié. Il est important de faire de la place pour les personnes qui en ont vraiment besoin. En revanche, il est possible d'arriver à un arrangement avec l'organisme de domiciliation quand on est capable de justifier son absence.

J'ai donc mis au point une liste de dossiers à fermer. Grâce aux dates de leur dernier passage pour prendre le courrier, j'ai pu voir qui étaient les personnes qui ne venaient plus. Grâce à ça, nous avons pu faire un tri considérable et alléger notre travail pour la suite.

Ensuite, j'ai fait une deuxième liste avec les personnes dont l'attestation était dépassée. De cette façon, j'ai pu les appeler pour leur donner un rendez-vous pour passer l'entretien de renouvellement.

Semaine du 23 au 25 Mars

J'ai continué à appeler les personnes dans le but de leur donner un rendez-vous pour faire un entretien le plus vite possible. Il était important de réduire la liste des domiciliés en retard. Il n'est pas bon ni pour eux, ni pour nous, qu'ils aient une attestation dépassée.

Nous avons rencontré des difficultés dans le transferts de données. Il n'étaient pas possible de transférer des doublons de numéros de téléphone ou d'email, il fallait changer la civilité de chaque personne et entrer la date de leur dernier passage à la main.

Voilà pour le mois de Mars. Je n'ai pas plus à raconter car ce mois a été très calme. La suite au prochain épisode ;)